Personeelsplanning in het onderwijs ‘done right’

Strategische personeelsplanning in het onderwijs

Strategische personeelsplanning is een continue uitdaging in het onderwijs. In dit artikel vind je een checklist, zodat je kunt werken aan de essentiële punten van de formatie. Daarop volgt een helder plan van aanpak voor jullie onderwijsorganisatie. Doe er (structureel) je voordeel mee, om de strategische personeelsplanning op jullie school te verbeteren.

Checklist voor strategische personeelsplanning in het onderwijs

Wat hebben de individuele medewerkers nodig?

Hun eerste behoefte is niet hun enige behoefte

Voor individuele medewerkers is, na goede arbeidsvoorwaarden, niets belangrijker dan tegemoetkomen aan hun persoonlijke behoefte. Dat is lastig, want die behoefte verschilt van persoon tot persoon. En vaak gaat het niet in de eerste plaats om hun eigen behoefte, maar om de behoefte van hun kinderen of (hulpbehoevende) ouders. Daar hobbelt hun eigen behoefte, zoals bijvoorbeeld aan een cursus of meer ondersteuning van een collega achteraan.

Wat heeft het team nodig voor kwaliteit?

Zaken eens van de andere kant bekijken

Ook als je momenteel tevreden bent over de kwaliteit van het werk, moet je je afvragen wat er nodig is om goede kwaliteit te (blijven) leveren. Hier geldt: kwantiteit is ook een kwaliteit. Vaak denk je dat focus op details leidt tot verhoging van kwaliteit. Dat is niet zo. Het leidt tot vertraging. En dat wordt nooit ervaren als kwaliteit. Wat wordt wél altijd ervaren als kwaliteit? Eenvoud. Is er formatieruimte om zaken te vereenvoudigen?

Wat heeft het team nodig voor de samenwerking?

Ruimte voor gedrag van het gewenste soort

Elk team is een systeem. Of je het leuk vindt of niet, in elk systeem bestaan transacties. Zijn het de juiste soort van transacties of wil je iets bijsturen? En hoe ga je dat bijsturen? Mensen vertellen dat ze iets moeten of niet mogen doen werkt meestal niet zo goed. Vaak werkt het beter om de ruimte en de structuur te scheppen om gewenst gedrag mogelijk te maken. Wat is in jullie organisatie nodig om de gewenste verandering mogelijk te maken?

Wat heeft het team nodig voor leren & ontwikkelen

Investeren in ‘up-to-date’ expertise

Ook als iedereen goed met elkaar kan opschieten, kan het nodig of wenselijk zijn om bepaalde competenties of expertise aan het team te voegen. Denk alleen al aan de ontwikkelingen rondom AI in het onderwijs, gendervraagstukken, aandacht voor techniek, ICT, social media etcetera. Dit hoeft niet altijd een nieuwe collega te zijn. Je kunt ook investeren in de mensen die al onderdeel van het team zijn, wat ten onrechte vaak wordt vergeten bij ‘talent management’.

Waar liepen we vorig schooljaar tegenaan?

Waar niemand fouten maakt, daar wordt weinig geleerd

Dat geldt voor leerlingen en studenten net zo zeer als voor onderwijsgevend en onderwijsondersteunend personeel. Wat ging er vorig jaar goed, wat ging er minder goed? Waar moeten we mee stoppen en waar moeten we nu eindelijk eens een keer mee beginnen? Zodat we dit jaar wel (tijdig) het gewenste resultaat behalen, of tenminste niet opnieuw die ongewenste situatie creëren die we (bijna) elk jaar zien.

Wat is het grote doel?

Weten we nog waarom?

Vaak weten we wat we moeten doen, en weten we ook goed hoe dat moet. Maar weten we niet meer waarom. (Simon Sinek weet ‘waarom’). Dat is jammer, omdat een scherp doel niet alleen richting maar ook energie geeft. Het hogere doel mag (moet) abstract zijn, maak het vervolgens concreet. Als je eenmaal goed weet wat het doel is en dit regelmatig opfrist, dan zie je ook goed wat de hindernissen zijn op weg naar het ‘heilige’ doel. En wat je moet doen om die hindernissen te overwinnen of uit de weg te ruimen.

Waar gaan we mee door om het doel te bereiken?

Werken in het onderwijs is steeds meer ‘mensenwerk’

Soms komt resultaat niet ‘á la minute’. Had je dat verwacht? Nee, toch? In weerwil van alle technologische vernieuwing, komt werken in het onderwijs steeds meer op het creëren van een band, vaardig communiceren, verwachtingen managen, cultuurverschillen overbruggen, et cetera. Mensen (collega’s) pikken nieuwe dingen in verschillende tempo’s op, daarbij ontstaan wat misverstanden, daardoor vergt het een langere adem dan jij wellicht verwacht om resultaat te zien van veranderingen.

Plan van aanpak voor strategische personeelsplanning in het onderwijs

Scherpstellen op bovenstaande aspecten

Met 7 aspecten werken aan de organisatie

Hierboven staan 7 aspecten die samen het verschil maken in jullie strategische personeelsplanning. Met analyseren, vooruitdenken en plannen maken (en uitvoeren) op deze losse punten, staat jullie organisatie er straks structureel beter voor dan nu. En blijf je als onderwijsorganisatie niet hangen in een veronderstelt ‘personeelstekort’.

Helder zicht op de stand van zaken

Stand van zaken polsen bij collega’s en teamleden

Hoe denken collega’s over de motivatie en competentie van teamleden? Belangrijk om te weten wie je graag wilt behouden voor de organisatie. Soms is het niet erg als iemand vertrekt. Bijvoorbeeld omdat iemand niet gemotiveerd is, niet past bij de uitdaging van de komende jaren of beter past in een andere sector, organisatie of regio.

Weten waar jij het verschil maakt

Wie kun jij helpen beslissen over volgend schooljaar?

Welke intenties hebben medewerkers ten aanzien van volgend schooljaar? Gaan ze zeker blijven? Gaan ze zeker vertrekken? Richt je aandacht op de gevallen waarin je een positief verschil kunt maken door energie te steken in het behouden van een medewerker. Wie kun jij helpen behouden en wat is daarvoor nodig? En wie heb je of is daarvoor nodig?

Oorzaak van de onderstroom

Zonder betere structuur, verander je alleen de mensen

Vaak kun je met 15% verloop toch grotendeels dezelfde sfeer in de organisatie houden. Een continue ‘onderstroom’ sleept nieuwelingen al snel mee in oude patronen. Het is een valkuil om de organisatie steeds te voorzien van nieuwe energie (nieuwe mensen). De onderstroom is structureel, zolang je niet doorgraaft tot de oorzaak van de onderstroom en die wegneemt blijf je in cirkels draaien.

Meer weten over strategische personeelsplanning in het onderwijs?

Lees het blog over starten met strategisch personeelsplanning in het onderwijs.

Meer weten over formatie?

Benieuwd welke uitdagingen het MBO heeft qua personeel de komende jaren?

Lees hier over personeelsuidagingen in het MBO ➜

Benieuwd naar 4 tips om medewerkers in het VO te behouden en de werkdruk te verlagen?

Lees hier tips voor behoud van VO medewerkers ➜

Weten waar de knelpunten zitten voor het VO in de formatie?

Lees meer over VO formatie ➜

Het lerarentekort bestaat niet (wel een mismatch)

Waarom het lerarentekort niet bestaat? Lees het blog over de mis­match in het on­der­wijs.