Formeren in het onderwijs tijdens de coronacrisis 4

Formeren in het onderwijs. Deze periode staat bij scholen en onderwijsinstellingen in het teken van de formatie. Elk jaar rond deze tijd maken directeuren, managers, teamleiders en HR-personeel plannen voor het komende schooljaar. Wij vragen ons af welke invloed het coronavirus heeft op dit proces.

Wij zijn in gesprek gegaan met een aantal schoolleiders en managers vanuit verschillende sectoren om erachter te komen hoe scholen hier op in spelen en voor welke uitdagingen zij staan. De komende weken lees jij hun verhaal.

Deze keer spraken wij met Rita van der Hem, opleidingsmanager van de zorgopleidingen bij ROC TOP. Zij vertelt ons over de aanpak van het formatieproces, de verschillende scenario’s die zijn ingericht rondom de coronacrisis en hoe zij de beschikbare overheidsgelden inzet binnen haar opleidingen. Daarnaast vertelt zij over de ontwikkeling van de studentenaantallen binnen de zorgopleidingen en tegen welke andere uitdagingen de organisatie aanloopt als het gaat om het werven van nieuwe medewerkers.

Formeren bij ROC Top

De aanpak van het formatieproces
ROC TOP heeft de aanpak van het formatieproces niet veranderd ten opzichte van voor de coronacrisis. De school is in de beginfase van de formatiecyclus. Volgens Rita maakt de grotere belangstelling voor zorgopleidingen het bepalen van de formatie lastiger. Ze geeft aan dat het van belang is om goed in de gaten te houden hoeveel studenten daadwerkelijk starten met de opleiding, ondanks de vele aanmeldingen. Daarnaast inventariseert de school ook hoeveel studenten langer op school blijven vanwege opgelopen achterstanden. Er zijn in de examenklassen daarentegen weinig achterstanden opgebouwd door studenten, omdat de meeste focus op die groepen lag tijdens de hele coronasituatie. Op dit moment is er weinig zicht op de mogelijk opgebouwde achterstanden door studenten in leerjaar twee en drie. Deze mogelijke achterstanden hebben invloed op de formatie van de school en maken het formatieproces ook moeilijker geeft Rita aan. Het gevolg van deze achterstanden is dat er meer klassen ontstaan, wat weer betekent dat er eventueel meer docenten aangesteld dienen te worden. Rita vertelt dat men goed moet kijken naar het aantal studenten dat daadwerkelijk blijft zitten en studenten die blijven omdat zij nog een aantal examens moeten afleggen. De eerste genoemde groep blijft een jaar langer op school en de studenten uit de tweede groep zijn na een paar maanden al weg.

Rita benoemt ook de verwachte instroom van BBL- of BOL-studenten. Dit zijn verschillende type opleidingen en ook dat heeft invloed op de formatie. Het verschil zit erin dat BOL-studenten vijf dagen per week op school zijn terwijl BBL-studenten in de normale situatie maar één dag per week op school aanwezig zijn. Ook dit is van invloed op de het aantal lesgroepen dat gevormd wordt en dus ook op de uiteindelijke formatie.

De verschillende scenario’s
De school werkt al sinds het begin van de coronacrisis met scenario’s. Zij hebben er in totaal 4 ingericht: de school volledig gesloten, de school beperkt open, de school halfopen en de school volledig open. Als de school beperkt open is mogen kwetsbare studenten, examenklassen en praktijklessen doorgaan op locatie. Dat is op dit moment het geval. Het scenario van een halfopen school is de richting waarin het onderwijs op dit moment wordt gestuurd. Dat houdt in dat de studenten één dag in de week naar school toe kunnen. Voor sommige scenario’s worden criteria geformuleerd om te bepalen welke klas, op basis van welke reden naar school mag en hoe vaak. Om een beeld te geven van welke afwegingen het ROC Top heeft gemaakt geeft Rita enkele voorbeelden. Rita noemt als eerste het voorbeeld van de groep eerstejaars BOL-klassen, omdat zij voor het eerst op school komen en hun klasgenoten helemaal niet kennen. Deze studenten mochten in september twee dagen in de week naar school, terwijl BBL-studenten een keer in de maand op school aanwezig waren. BBL-studenten zouden in een normale situatie één dag per week op school aanwezig zijn. Op deze manier werden keuzes onderbouwd. Daarnaast krijgen BOL- studenten voorrang op BBL-studenten en binnen de groep van BOL-studenten kregen eerstejaars weer voorrang op ouderejaars. Echter de praktijklessen, examenklassen, kwetsbare studenten en kwetsbare medewerkers krijgen voorrang op alles.

Onderwijs op locatie verzorgen
Door de pandemie denkt men meer na over de eigen gezondheid. Het kan voorkomen dat docenten geen les op locatie meer willen verzorgen. In de eerste instantie gaat de opleidingsmanager in gesprek met deze docenten. Vooral in gesprek gaan hierover om zo de angst proberen weg te nemen is één van haar taken als leidinggevende. Medewerkers waarvan is vastgesteld dat hij of zij tot een risicogroep behoort krijgen de mogelijkheid thuis zijn of haar lessen verzorgen.
Er zijn docenten bij, die vereenzamen doordat zij de hele dag thuiszitten en digitaal onderwijs moeten verzorgen.

Rita zit ook in het coronataskforce-team van de school. Deze taskforce heeft regelmatig en na elke persconferentie een overleg over de veranderingen voor het mbo. Aan de hand daarvan maken zij besluiten over wat zij gaan communiceren naar de studenten en medewerkers.

De flexibele schil en de inzet van subsidiemogelijkheden
Rita wil graag een flexibele schil aanhouden van 15 tot 20 procent. Dit jaar zijn er nieuwe collega’s aan het team toegevoegd die zeer waardevol zijn. Het komend schooljaar wil zij hen graag behouden. Op die manier blijft de flexibele schil in stand.

De school heeft de subsidiemogelijkheden verdeeld over de verschillende campussen op basis van het aantal studenten per campus, het aantal studenten per opleiding en vervolgens wordt de verdeling per opleiding gemaakt. Op deze manier blijft de verdeling zo eerlijk mogelijk. Deze gelden gebruikt Rita voor extra docenten binnen de opleiding. Op die manier stelt zij studenten in staat om opgebouwde achterstanden weg te werken en de kans te vergroten om hun diploma te behalen.

Het werven van nieuwe docenten en de invloed van digitale vaardigheden
In het onderwijs wordt er nu op een hybride manier lesgegeven als gevolg van de coronacrisis. Dat is een mix van fysiek en online onderwijs. De huidige docenten zijn genoodzaakt om over te schakelen naar online onderwijs. Voor de nieuwe medewerkers geldt dat zij over kennis en vaardigheden moeten beschikken om online onderwijs te verzorgen, maar de voorkeur van Rita ligt toch bij docenten die fysiek op school aanwezig willen en kunnen zijn. Rita’s ervaring is dat er een tekort is aan zorgdocenten binnen Amsterdam. Dit zorgt ervoor dat de school snel geneigd is om geen hoge eisen te stellen aan de digitale vaardigheid van nieuwe docenten.

Als docenten digitaal niet vaardig zijn, krijgen zij een buddy toegewezen en ondersteuning van de I-coach. De I-coach richt zich op het ondersteunen van collega’s op het gebied van ICT. Mocht een docent met een andere online app vaardiger zijn, dan mag die app gebruikt worden om digitale lessen te verzorgen. Alle medewerkers van de onderwijsinstelling kregen tot oktober via een extern bureau trainingen om hun digitale vaardigheden verder te ontwikkelen.

Faciliteren en motiveren van medewerkers
Alle docenten hebben laptops gekregen van de onderwijsinstelling om hun lessen te verzorgen. Het is wel eens voorgekomen dat een docent vanwege een coronasituatie niet aanwezig kan zijn op locatie, terwijl het lesuur als fysieke les staat ingeroosterd. Deze docent kan dan vanuit huis zijn of haar lessen verzorgen. Daarnaast kunnen de medewerkers aanspraak maken op een regeling waarbij zij een tegemoetkoming ontvangen om hun werkplek thuis in te richten.

Rita geeft aan dat zij zelf zo goed mogelijk contact probeert te houden met docenten om ze gemotiveerd te houden. Zij belt docenten bijvoorbeeld ook op voor de gezelligheid om een praatje te houden. De school stuurt vaak kaarten, maar ook presentjes naar docenten toe. Onlangs hebben medewerkers een doos met zaadjes en bloembollen ontvangen om te planten.

Daarnaast kunnen medewerkers ook direct contact opnemen met de arbodienst als zij ervaren dat hun welzijn achteruit gaat. Verder besteedt ROC Top aandacht aan nascholing van docenten, met de focus op digitaal onderwijs. Dat gebeurt door middel van trainingen, waarin digitale vaardigheden en het motiveren van studenten tijdens de online lessen centraal staan. “Dit zijn diverse trainingsprogramma’s die ook nodig zijn volgens mij.”, aldus Rita.

Verwachte studentenaantallen
Rita verwacht een stijging van het aantal studenten op de school. Zij ziet al een stijging van het aantal aanmeldingen binnen de zorgopleidingen, maar volgens haar is het nog te vroeg om te kunnen zeggen hoeveel studenten daadwerkelijk starten met een opleiding. Door het coronavirus hebben studenten tot 1 mei om zich in te schrijven en haar ervaring is dat veel studenten in april een definitieve keuze maken.

Meer aandacht voor de studenten
Om meer contact met de studenten te hebben in deze tijd zijn er meer mentoruren in het rooster toegevoegd. De mentoren zijn op deze manier in staat om wat er ter tafel komt te bespreken met de klas of individueel met een student. Daarnaast zijn er ook studenten die aangeven dat zij behoefte hebben aan één-op-één gesprekken. Ook die studenten krijgen extra aandacht. Om extra aandacht te kunnen geven hebben mentoren ook de mogelijkheid om hun klas op locatie te ontvangen mocht dit noodzakelijk zijn. Als de mentor signalen oppikt dat het met zijn of haar klas niet goed gaat en denkt dat het helpt om elkaar in de klas te zien op anderhalve meter afstand, dan wordt er naar een oplossing gezocht om dit mogelijk te maken.

Ook de studenten ontvangen gedurende dit bijzondere schooljaar kaartjes of kleine presentjes van de school als steuntje in de rug. Dat gebeurt bijvoorbeeld tijdens de feestdagen in december, maar ook in de vakanties of speciale dagen zoals dag van de stagiaire. In de eerste maanden dat het coronavirus een opmars maakte, liepen veel zorgstudenten stage bij zorginstellingen. Veel van deze stagiaires kregen te maken met een hogere werkdruk en ze werden mentaal op de proef gesteld. ROC TOP heeft extra aandacht aan deze studenten besteed. Zo heeft de school bijvoorbeeld de namen van alle zorgstudenten gedeeld via de eigen online- en offlinekanalen. Een aantal van deze studenten stond in de krant. Diverse artikelen over hun ervaringen aan de frontlinie in de strijd tegen het coronavirus zijn gepubliceerd.

Leerlingen van de zorgopleidingen hebben ook mentale bijstand gekregen door ondersteunende teams binnen de zorginstellingen waar zij stage liepen, met name tijdens de eerste coronagolf. Het zorgadvies-team van ROC TOP zelf stond ook klaar om hulp te bieden. “Veel stagiaires hebben verschrikkelijke dingen meegemaakt. Zij hebben ouderen in verpleeghuizen in grote getalen zien overlijden. Dus zij moesten nazorg krijgen.”, benadrukt Rita.

Rita hoopt dat de versoepeling van de maatregelen binnen het onderwijs een positief effect heeft op het welzijn van de studenten. Op dit moment is ROC TOP bezig met de organisatie van een sociale bijeenkomst te organiseren voor studenten, uiteraard coronaproof.

Het werven van nieuwe studenten
Het werven van studenten gebeurt volledig online door middel van online open huizen, zoals de school dit noemt. Hier zijn video’s voor gemaakt per opleiding waarin de opleiding wordt gepresenteerd. Daarnaast zijn er online presentaties waarbij potentiële nieuwe studenten live vragen kunnen stellen aan verschillende docenten, studenten en managers van de opleidingen.

Binnen de zorgopleidingen zijn er veel aanmeldingen voor de online open huizen, maar het aantal is wel minder dan de fysieke open huizen die voor de coronacrisis werden georganiseerd.

Het antwoord op de slotvraag: Stel je mag een dag op de stoel zitten van Rutte, wat zou jij dan als eerste doorvoeren in deze tijd en waarom juist dit?
“Ik zou niet heel veel anders kunnen doen. Het is moeilijk om in een crisis één recht pad te schetsen, vooral in deze crisis. Ik zou wel de gelden voor extra ondersteuning in het onderwijs eerder uitgegeven, en meer duidelijkheid schetsen over de gelden die nog moeten komen. Waar moeten deze nou aan worden uitgegeven? Ik snap dat het moeilijk is om dat voor elke branche heel concreet te maken. Daarnaast zou ik eerder kijken naar het effect van het coronavirus op het welzijn van studenten en medewerkers van een school.” – Rita van der Hem, opleidingsmanager ROC TOP

ROC TOP heeft vanaf het begin van de coronacrisis goed kunnen schakelen binnen de maatregelen die zijn opgesteld omtrent het coronavirus. De relatief kleine onderwijsinstelling is in staat geweest om de docenten te faciliteren, waardoor zij vrijwel geen problemen hebben ondervonden in het geven van online onderwijs. De school heeft het personeel en de studenten goed ondersteund waar dat nodig was en schenkt hun veel aandacht. Op deze manier hebben zij iedereen door deze onzekere tijden weten te leiden. Met het opstellen van het taskforce weten zij snel beslissingen te nemen en houden ze de situatie goed onder controle.

Andere ervaringen
Benieuwd naar hoe andere onderwijsprofessionals zijn omgegaan met het formeren in de coronacrisis? Lees dan vooral ook deel 1, deel 2 , deel 3, deel 5 en deel 6 van deze serie!